Ngày 6/88: Tự Động Hóa AI Không Phải Là Robot Thay Thế Bạn

88 Ngày Cùng AI, Ngày 6

Tự động hóa không phải là để robot thay thế con người. Nó là về cách bạn thiết kế quy trình làm việc của mình. Đừng mơ về đội quân robot. Hãy bắt đầu từ việc sửa lại buổi chiều thứ Ba của bạn.

Mọi người nghĩ tự động hóa nghĩa là có một hệ thống cao siêu nào đó làm hết mọi việc. Điều này là sai hoàn toàn. Tự động hóa thực sự là khi bạn xác định những công việc lặp đi lặp lại trong quy trình, và để AI “xử lý gọn” chúng.

Ví dụ với báo cáo khách hàng: bạn vẫn đặt chiến lược, bạn vẫn trình bày kết quả. Nhưng phần giữa thì sao? Format dữ liệu, viết tóm tắt, tạo biểu đồ? Đó chính là “đồ ăn” của AI. Hãy vẽ ra quy trình của bạn. Tìm những bước nhàm chán ở giữa. Giao phần đó đi. Giữ lại phần tư duy và kết nối. Bạn vừa tiết kiệm được ba tiếng đồng hồ.

Đây là Tư Duy AI Officer được hiện thực hóa. Bạn không bị thay thế, bạn đang được thăng chức. Bạn trở thành người kiến tạo, còn AI là người thi công. Người chiến thắng không phải là người tự động hóa mọi thứ, mà là người tự động hóa đúng thứ.

Hãy nghĩ nó như việc nấu ăn. Bạn vẫn chọn thực đơn, vẫn nêm nếm theo khẩu vị. Nhưng việc thái hành suốt hai mươi phút? Đó là việc của máy xay thực phẩm.

MẪU PROMPT SAO CHÉP

Sẵn sàng tự động hóa quy trình đầu tiên? Dùng template này:

BƯỚC 1: Vẽ Quy Trình

Công việc tôi làm hàng tuần: [VD: Báo cáo khách hàng, nhập dữ liệu, tóm tắt meeting]

Các bước hiện tại:
1. [Liệt kê từng bước - cụ thể]
2. [Đừng bỏ sót gì]
3. [Ghi thời gian cho mỗi bước]
4. [...]
5. [...]

Tổng thời gian: [X giờ]

BƯỚC 2: Phân Loại Từng Bước

GIỮ LẠI (Chỉ con người làm được):
- [ ] Cần phán đoán/sáng tạo
- [ ] Xây dựng mối quan hệ
- [ ] Quyết định chiến lược

TỰ ĐỘNG HÓA (AI có thể làm):
- [ ] Format lặp lại
- [ ] Tổng hợp dữ liệu
- [ ] Viết bản nháp đầu
- [ ] Tạo biểu đồ
- [ ] Công việc theo mẫu

BƯỚC 3: Prompt Tự Động Hóa Đơn Giản

Tôi cần tự động hóa [công việc cụ thể]. Đây là quy trình hiện tại: [dán các bước của bạn]. 

AI nên xử lý: [liệt kê mục tự động hóa từ Bước 2].

Tôi sẽ vẫn xử lý: [liệt kê mục giữ lại từ Bước 2].

Tạo quy trình đơn giản tôi có thể triển khai tuần này dùng [ChatGPT/Claude/công cụ tự động].

Ví Dụ Thực Tế:

Tôi cần tự động hóa tạo báo cáo khách hàng hàng tuần. Đây là quy trình hiện tại:
1. Lấy dữ liệu từ 3 bảng tính (30 phút)
2. Format vào template (20 phút)
3. Viết tóm tắt điều hành (15 phút)
4. Tạo 3 biểu đồ (25 phút)
5. Review và thêm insights (20 phút)
6. Gửi cho khách hàng (5 phút)

AI nên xử lý: format dữ liệu, bản nháp tóm tắt, tạo biểu đồ.

Tôi sẽ vẫn xử lý: insights chiến lược, quan sát riêng cho khách hàng, review cuối.

Tạo quy trình đơn giản tôi có thể triển khai tuần này dùng ChatGPT và Google Sheets.

Hành động hôm nay: Chọn một công việc bạn làm hàng tuần. Tìm phần giữa nhàm chán. Giao nó cho AI “trợ lý” của bạn. Dùng thời gian tiết kiệm được để thật sự suy nghĩ.

Tham gia cộng đồng tại https://community.ai-officer.com/home

Ngày 6/88. Follow để xem Ngày 7.